En la ejecución de protocolos de investigación clínica, donde la precisión, el cumplimiento y los estándares éticos son pilares fundamentales, a menudo se pasa por alto la gestión eficaz de las cuentas y las finanzas del Centro. Los ensayos clínicos y los proyectos de investigación exigen una planificación, ejecución y documentación meticulosas, con un impacto importante de recursos financieros y humanos. Un marco financiero bien estructurado y administrado es esencial para garantizar la transparencia, la rendición de cuentas y el éxito general de los esfuerzos de investigación clínica.
La gestión de cuentas y finanzas desempeña un papel integral para impulsar resultados exitosos. La asignación y utilización adecuadas de los recursos financieros, el cumplimiento de los estándares regulatorios y la mitigación proactiva de riesgos contribuyen a la ejecución perfecta de los proyectos de investigación. A medida que la investigación clínica continúa evolucionando, un enfoque estratégico para la gestión de cuentas y finanzas no solo garantiza la viabilidad del proyecto sino que también defiende los estándares éticos y la credibilidad que son intrínsecos al avance del conocimiento médico.
Dolores
- Diferentes tipos de metodologías de facturación, según el contrato o el sponsors
- Necesidad de revisión historia clínica para facturar
- Inoportunidad en la radicación de facturas
- Falta de trazabilidad en los pagos realizados por los sponsors
- Problemas para identificar y facturar cargos adicionales a los definidos en la visita
- Liquidación de honorarios médicos a colaboradores
Como es la facturación de protocolos clínicos en Trial360?
1. Configuración
A. Se realiza la asignación de roles y permisos a usuarios a compras, gastos, contabilidad analítica
B. Se realiza la configuración de la cuenta analítica (centro de costo) para el protocolo de investigación, el plan analítico y se asocia el plan a la cuenta analítica
C. Al proyecto se asociar la cuenta analítica, se define si va a ser un proyecto facturable:
D. Se configuran los elementos a facturar en cada visita con el tipo de cargo que se va cobrar una vez la visita cambie al estado DIGITADO CRF:
- Fijo: siempre se va a cobrar
- Por Registro: se cobra un cargo si hay registro en el procedimiento
- Registro Basado en recuento: Si lo hice, lo cobra cuantas veces se haya hecho
Adicionalmente se puede registrar la distribución del costo, se puede ingresar un proveedor o un rol y pagar un porcentaje o un valor del costo
2. Ingresos
2.1 Anticipo
Es posible crear el anticipo que se cobra al sponsor en el módulo de ventas / pedidos / presupuestos
Se puede imprimir como presupuesto/pedido o factura proforma para enviar por correo al sponsor
Y crear la factura
Ese presupuesto ya se puede ver en el proyecto
2.2 Facturación de visitas
Al ejecutar una visita, en el momento en que la cita cambia a estado DIGITADO CRF, los cargos de la visita se generan de forma automática para revisión:
El coordinador puede revisar los cargos uno a uno o todos al mismo tiempo. Se puede agregar un cargo o eliminarlo. La ventana cargos tiene dos secciones: Ingresos (lo que se le va a cobrar al sponsor), Gastos (lo que se le va a cargar a terceros)
Es posible filtrar las visitas que tienen cargos revisados y cargos por revisar.
Los ingresos y gastos de la cita se depositan en VENTA:
Seleccionando un cargo se puede observar la información relacionada, e incluso un enlace para ir a la cita, desde esta vista se puede marcar como revisado
Se seleccionan las líneas y se crea orden de venta (no se pueden crear ordenes de ventas con lineas no revisadas)
Se puede imprimir factura proforma, esta tiene el numero del sujeto y el registro de actividades una a una, enviar por correo electrónico o si el sponsor autoriza, crear factura:
Y esta factura es visible en los ingresos del proyecto.
3. Gastos
3.1 Para crear los gastos de un proyecto de investigación, en la aplicación de COMPRAS van a caer los gastos asociados a la visita, es posible revisar cada línea
Se seleccionan las líneas / botón acción / crear orden de compra
Se selecciona el proveedor al que le voy a pagar, puedo crear la orden de compra y confirmar el pedido
3.2 En la aplicación de GASTOS tambien se pueden crear como gastos de caja chica, caja menor
Es posible crear gastos, asociarlos al estudio, enviar al responsable, aprobarlos y publicar asientos
4. Estado del proyecto - Toma de decisiones
Es posible conocer un estado general del proyecto y tomar decisiones oportunas a través de diferentes vías:
a. En actualizaciones del proyecto, muestra la rentabilidad del proyecto: Ingresos, gastos, margen
b. El estado del proyecto tambien se puede ver desde el módulo de FACTURACIÓN / CONTABILIDAD, entrando a la cuenta analítica, en donde se puede ver el proyecto, el margen bruto, las facturas de cliente, facturas de proveedores, pedidos de compra.
Es decir desde la cuenta analítica se puede ver todo lo que se ha facturado del estudio. Es posible ver y registrar facturas pagadas, no pagadas o pagadas parcialmente.
En el margen bruto muestra las transacciones por mes.
Desde el módulo de FACTURACIÓN/CONTABILIDAD, se pueden ver las facturas a clientes:
Y las facturas a proveedores
Al reconocer el papel fundamental de la gestión financiera en la investigación clínica e invertir en recursos y experiencia dedicados, las organizaciones pueden posicionarse para el éxito, contribuir al progreso médico y, en última instancia, mejorar las vidas de los pacientes en todo el mundo.
