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Siete oportunidades para centros de investigación no digitalizados en este 2023

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En años recientes, los centros de investigación han incrementado su uso de tecnología para eliminar los registros en papel y reducir las cargas de trabajo relacionadas con ingreso de datos, escaneo y transcripción. Si bien los centros pueden generar grandes ventajas a través de la tecnología como aceleración de fechas de entrega y flujos de trabajo, permanecen preocupaciones como la interoperabilidad, los procesos de adopción y la educación del personal. 

 

Los centros de investigación también pueden obtener ventajas de herramientas electrónicas como una Historia Médica Electrónica estructurada para generar una entrada de datos estandarizada y consistente con campos claves para la conducción de estudios clínicos (1) y que puede ser utilizada para vigilancia y monitoreos más efectivos.

Una plataforma de software integral, diseñada para centros puede generar un Retorno de Inversión (ROI) a través de su impacto en múltiples actividades relacionadas con las operaciones, por ejemplo a través de la reducción de días de ensayo, mejora de las tasas de reclutamiento y fechas de inicio de estudio.

Aquí señalamos las principales ventajas que los centros de investigación pueden recibir con el uso de soluciones de software para su gestión de operaciones:

Reclutamiento más eficiente: Utilizar nuevos canales digitales informativos y de contacto, como web y redes sociales, para flujos de reclutamiento automatizados es una fórmula práctica para cerrar las brechas de reclutamiento. Además, el manejo efectivo de bases de datos de participantes potenciales, el agendamiento de actividades y la automatización de actividades como llamadas e emails a través de plataformas digitales facilita el acceso a datos la tiempo real y reduce el desgaste del personal. El control total de las actividades de reclutamiento lleva a la toma oportuna de acciones correctivas y a lograr los objetivos de enrolamiento en menor tiempo.
Los sistemas basados en la web, permiten que el centro gane visibilidad del estado de sus iniciativas de reclutamiento y ayuda a satisfacer las necesidades de comunicación de los participantes potenciales.

Infografía Trial 360

Tasas de adherencia:  Incrementar las interacciones, la participación y el compromiso de los participantes, mientras se mitiga el desgaste del centro puede lograrse a través de la adopción de tecnología. Con la automatización, los centros pueden hacer un seguimiento de visitas preciso, evitar visitas fuera de ventana y obtener indicadores de desempeño en tiempo real. Cuando los centros adoptan herramientas digitales para ser más eficientes, sus esfuerzos pueden enfocarse en mejorar la experiencia del paciente y asegurar la menor cantidad de desviaciones del protocolo posibles.

Eliminación del papel: Dejar a un lado el papel puede tener un impacto positivo en múltiples resultados, como en eficiencia del tiempo del personal, precisión de los datos, mitigación de errores humanos, transcripción, entre otros. Algunos de los principales beneficios para todos los actores son los procesos de almacenamiento y revisión de los datos, los registros electrónicos son mucho más fáciles de rastrear y monitorear que los registros en papel. 

 

Adicionalmente, los sistemas basados en la nube mitigan riesgos como la pérdida del papel, daños y disponibilidad de almacenamiento; así mismo, contar con sistemas basados en tecnología tiene gran impacto en los altos costos asociados al papel y los costos asociados a reprocesos y tiempos del personal.

Todo-en-uno: La centralización de las actividades y los sistemas suele ser un dolor de cabeza para los centros de investigación. Para una transición digital exitosa, los centros deben buscar una solución que permita centralizar progresivamente sus procesos. Esto puede suceder a través de una arquitectura modular, con una interfaz amigable y una infraestructura basada en la nube, que se adapte al tamaño y actividad del centro. Adicionalmente, es deseable que los centros trabajen con equipos de soporte locales, en el lenguaje local y que verifiquen los protocolos técnicos de su proveedor, como de ciberseguridad, pentesting y Validación de Sistemas Computarizados. 

Visibilidad y datos en tiempo real: Ganar visibilidad durante los estudios clínicos es una ventaja muy valiosa que una solución de software puede ofrecer.  Una visión general del estatus en tiempo real puede alertar demoras, acelerar procesos y ayudar a tomar decisiones sobre la asignación de recursos. Uno de los principales retos que los centros enfrentan es tener una visión clara y unificada de sus indicadores de gestión para presentar a los patrocinadores, y la tecnología ofrece esta ventaja. Por ejemplo, al conducir Estudios Iniciados por el investigador (IIS), los centros pueden obtener resultados tempranos y control de su capacidad a través de un sistema CTMS, tableros de control automatizados y una estrategia de agendamiento inteligente.

Recruiting Trial 360
Trial360 Medical Record

Flujos de Trabajo: Tener una visión holística de la operación de los estudios clínicos en los centros es clave para lograr un flujo de sujetos claro y la menor cantidad de desviaciones del protocolo posibles. A diferencia de las hojas de cálculo, una herramienta basada en tecnología promueve la colaboración entre los equipos del centro, mantiene estandarizados los procesos y garantiza la calidad a través de funciones como el rastro de auditoría. Por ejemplo, sistemas como Trial360 permiten controlar y rastrear todo el ciclo de las muestras de laboratorio, desde la toma hasta que los resultados son registrados en la Historia Médica Electrónica.

Cumplimiento: A través de proveedores de software especializados, los centros pueden garantizar el cumplimiento de guías y estándares como FDA 21 CFR Parte 11, ICH-GCP, EU Annex 11, HIPAA, y ALCOA. Estas guías de la industria para sistemas electrónicos facilitan el uso de firmas electrónicas y auditorías, así como la seguridad y el almacenamiento de los datos, garantizando una operación segura y de calidad. 

 

Con optimismo, esperamos que en este 2023 los centros de investigación se sigan uniendo a la transformación digital y continúen beneficiándose de la tecnología de software. Pensando en los centros que quieren iniciar la digitalización de sus procesos, Integra IT diseñó la solución Trial 360; como una solución integral que cuenta con una arquitectura modular de alta calidad y formatos de pago escalables y accesibles para centros de países de medianos y bajos ingresos. Gracias a sus módulos complementarios, también facilita el crecimiento del centro con su modelo de pago por demanda.  

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References: 

  1. Manca D. P. (2015). Do electronic medical records improve quality of care? Yes. Canadian family physician Medecin de famille canadien, 61(10), 846–851. Link: https://www.ncbi.nlm.nih.gov/pmc/articles/PMC4607324/

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