6 Beneficios de automatizar el flujo de reclutamiento en estudios clínicos

6 Beneficios de automatizar el flujo de reclutamiento en estudios clínicos

La participación en estudios clínicos es el centro de los avances médicos del futuro. Pero para los centros de investigación, reclutar pacientes para estudios clínicos y conducirlos en el camino es usualmente una tarea retadora, llevando a que casi el 80% de los estudios fallen en cumplir las metas de reclutamiento a tiempo (1). En la era digital, la tecnología está al servicio de una participación mejorada y un reclutamiento más efectivo en los centros.

Los recientes llamados éticos y regulatorios a la diversidad, la equidad y la inclusión exigen ampliar las estrategias de reclutamiento a múltiples canales como las redes sociales y abrirse a poblaciones subrepresentadas en ensayos clínicos como inmigrantes, personas con discapacidad y minorías étnicas.

A través de un flujo de reclutamiento automatizado y basado en la web, los centros pueden abordar problemas como no reclutar el tamaño planificado de la muestra, reclutar un menor tamaño de la población estimada o hacerlo más lentamente, lo que impacta el presupuesto (2). Los expertos de Integra IT han encontrado enormes beneficios en la automatización del flujo de reclutamiento para incrementar la participación de los pacientes y respaldar las operaciones de los centros de investigación:

1. Crea una estrategia en torno a un reclutamiento más rápido

Los centros deben moverse rápido para lograr los objetivos de reclutamiento; con actividades de reclutamiento automatizadas, los sitios pueden generar un flujo de comunicación centrado en los participantes e interactuar con posibles candidatos. Por ejemplo, la automatización puede eliminar las actividades que retrasan al centro, como verificar agendas, volver a llamar, escribir correos electrónicos y actualizar bases de datos, y acelerar el reclutamiento en escenarios complejos como redes multisitio y desarrollo de ensayos clínicos aleatorios.

2. Rastrea a los participantes potenciales

Un problema que enfrentan los centros es que tienen una gran población de interés y necesitan mantener un registro actualizado de cada contacto. Hacer el seguimiento de indicadores a través de cuadros de mando es de gran ayuda para analizar pérdidas, ganancias y opciones, y así, hacer informes más rápido. La automatización permite crear estrategias como asignar un puntaje de oportunidad e identificación de participantes potenciales para un acceso más preciso al estado de cada contacto.

3. No te pierdas ningún punto de contacto

Las interacciones rápidas, el reclutamiento digital y los seguimientos programados son herramientas para no perder participantes potenciales. Un flujo estandarizado puede aprovechar múltiples canales de comunicación como chats, llamadas automáticas y correos electrónicos para evitar perder cualquier oportunidad de brindar información valiosa al participante. Estas tareas automatizadas optimizarán el tiempo del equipo de reclutamiento y reducirán las actividades fallidas o de no asistencia.

4. Profesionales de campo conectados

Mejores resultados de las estrategias en campo. Las personas que visitan áreas rurales, comunidades o la participación puerta a puerta en poblaciones subrepresentadas pueden aprovechar un proceso automatizado mediante el uso de teléfonos inteligentes y formularios automatizados para recopilar mejor datos en tiempo real sobre los criterios de inclusión y exclusión de los candidatos. Además, la georreferenciación puede beneficiar la ubicación de pacientes donde las direcciones son difíciles de definir.

5. Maximice el uso de la base de datos

Con el reclutamiento automatizado, es más fácil y rápido mantener actualizada y limpia la base de datos de los posibles participantes. Además, se pueden analizar indicadores de desempeño como las razones de -no participación- para ajustar la estrategia. Para aprovechar al máximo las bases de datos, los centros de investigación pueden, a través de la misma plataforma, administrar referencias o utilizar contactos de iniciativas anteriores.

6. Digitalización de todo el centro de investigación

La automatización de las actividades de reclutamiento, ayudará al equipo a optimizar su tiempo y a utilizar métodos y flujos de trabajo para lograr las tasas de enrolamiento esperadas. Una plataforma integrada basada en la web como Trial 360 puede ampliar los servicios y las operaciones del centro de investigacuón a través de una herramienta todo en uno que integra actividades claves como gestión de laboratorio, Historia Médica Electrónica, farmacia, agendamiento, finanzas, recursos humanos y más.

Alcanzar los objetivos de reclutamiento tiene un impacto positivo en los plazos del estudio clínico, el tiempo de comercialización de los medicamentos y la obtención de evidencia suficiente. La entrega de evidencia estadísticamente significativa a las entidades regulatorias y la reducción del riesgo de implicaciones éticas, se pueden preveer a través de la identificación temprana de problemas de reclutamiento de participantes y con indicadores de desempeño en tiempo real para tomar decisiones oportunas.

Obtén más información sobre Trial360, una solución todo-en-uno de Integra IT para centros de investigación, con un módulo integral para automatizar el flujo de trabajo de reclutamiento. Habla con nuestra asesora médica, la Dra. Luz Barreto, para obtener más información:

Referencias:

  1. Stanley, E. Is Your Site Selection Process Optimized? April 2021. Halloran Consulting Group, Inc. Clinical Leader. Link: https://www.clinicalleader.com/doc/is-your-site-selection-process-optimized-0001 
  2. McDonald AM, Knight RC, Campbell MK, Entwistle VA, Grant AM, Cook JA, Elbourne DR, Francis D, Garcia J, Roberts I, Snowdon C. What influences recruitment to randomized controlled trials? A review of trials funded by two UK funding agencies. Trials. 2006 Apr 7;7:9. doi: 10.1186/1745-6215-7-9. PMID: 16603070; PMCID: PMC1475627. Link: https://pubmed.ncbi.nlm.nih.gov/16603070/ 
  3. Campbell MK, Snowdon C, Francis D, Elbourne D, McDonald AM, Knight R, Entwistle V, Garcia J, Roberts I, Grant A, Grant A; STEPS group. Recruitment to randomised trials: strategies for trial enrollment and participation study. The STEPS study. Health Technol Assess. 2007 Nov;11(48):iii, ix-105. doi: 10.3310/hta11480. PMID: 17999843. Link: https://pubmed.ncbi.nlm.nih.gov/17999843/ 

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