El reclutamiento de pacientes para ensayos clínicos sigue siendo uno de los cuellos de botella más críticos para los centros de investigación. Atrasos en el enrollment, pérdida de candidatos por mala trazabilidad o contactos duplicados son síntomas claros de una gestión fragmentada y poco sistematizada.
Trial 360, construido sobre Odoo, ofrece una solución poderosa: un CRM clínico integrado que conecta de forma inteligente el proceso de captación, seguimiento y conversión de participantes potenciales desde una sola plataforma. Un cambio de paradigma para sites en Latinoamérica que buscan eficiencia operativa sin comprometer el cumplimiento ético y regulatorio.
¿Por qué el reclutamiento es un reto tan grande en Latinoamérica?
Latinoamérica tiene un gran potencial para la investigación clínica: diversidad poblacional, alta prevalencia de enfermedades y profesionales capacitados. Sin embargo, el reclutamiento de participantes sigue siendo uno de los mayores desafíos para los centros de investigación. ¿La razón? Procesos fragmentados y una limitada adopción tecnológica.
Retrasos en el enrollment, pérdida de candidatos o registros duplicados son señales claras de una gestión manual, desconectada y difícil de escalar. Estos son algunos factores clave que lo explican:
1. Dependencia del papel
Historias clínicas impresas, notas manuscritas y formularios físicos dificultan la identificación y el seguimiento de pacientes. Este modelo eleva el riesgo de errores y retrabajos, y reduce la trazabilidad.
2. Seguimiento en Excel
Aunque común, Excel no está diseñado para gestionar ensayos clínicos. Su uso genera problemas de duplicación, versiones desactualizadas, falta de alertas automáticas y poca capacidad de integración con otras fuentes de datos.
3. Falta de visibilidad en tiempo real
Sin dashboards ni reportes actualizados, los equipos no pueden anticipar cuellos de botella, ni actuar a tiempo para mejorar el reclutamiento o cumplir objetivos.
4. Procesos desconectados
Cuando médicos, coordinadores y personal administrativo trabajan con herramientas distintas (papel, correos, hojas de cálculo), se pierde información, se generan errores y se desperdician oportunidades de inclusión.
5. Ausencia de soluciones diseñadas para investigación
La falta de herramientas digitales específicas para centros de investigación impide escalar operaciones y optimizar recursos. La tecnología adecuada puede automatizar tareas clave, mejorar la trazabilidad y acelerar el proceso desde la preselección hasta la inclusión.
En un entorno donde los sponsors exigen resultados rápidos y medibles, contar con una plataforma digital integrada para gestionar pacientes ya no es un lujo: es una necesidad estratégica.
A esto se suma la presión de sponsors por cumplir metas de reclutamiento en plazos cortos. En este contexto, contar con un software de gestión de pacientes para ensayos clínicos, conectado a tu flujo operativo, ya no es una opción: es una necesidad.
¿Qué hace diferente al CRM clínico de Trial 360?
A diferencia de CRMs genéricos, Trial 360 ha sido diseñado para el entorno regulado de la investigación clínica. Su módulo de reclutamiento de pacientes permite:
- Captura inteligente de candidatos desde múltiples fuentes: Trial360 permite cargar leads desde campañas, bases de datos, llamadas, referidos, redes sociales o formularios web, manteniendo todos los datos centralizados y trazables en un solo lugar, evitando duplicidades y pérdidas.
- Crear formularios digitales con lógica condicional, adaptados a los criterios específicos de cada protocolo.
- Garantizar trazabilidad documental, legal y operativa
Este CRM se integra con módulos de CTMS, eSource , gestión de eventos adversos y mucho más, formando un entorno clínico digital completo.
¿Cómo mejora el CRM clínico la trazabilidad y conversión de candidatos?
Gracias a sus workflows configurables, el CRM clínico de Trial 360 permite a los centros:
- Trazabilidad completa y centralizada
- Cada interacción con el candidato queda registrada: llamadas, correos, formularios, citas, cambios de estado, etc.
- Gestión por fases del funnel de reclutamiento
- Los candidatos se agrupan automáticamente en estados como: preseleccionado agendado, screening, enrolado, permitiendo visualizar cuántos pacientes hay en cada etapa, detectar cuellos de botella y enfocar acciones correctivas en tiempo real.
- Seguimiento automatizado y personalizado.
- El CRM permite programar tareas, alertas y recordatorios para cada candidato según su estado y prioridad. Esto reduce la pérdida de leads por olvido, falta de contacto o errores de coordinación entre equipos.
- Mejora continua basada en datos
- Con dashboards y reportes en tiempo real, los equipos pueden identificar qué fuentes de captación generan mejores conversiones, cuánto tiempo toma cada fase, y qué criterios excluyen más pacientes.
- Esto permite ajustar las estrategias de reclutamiento sobre la marcha, sin esperar al final del estudio para tomar decisiones.
- Incremento real de la conversión.
- Al combinar trazabilidad, automatización y visualización, el CRM mejora la experiencia del paciente, fortalece la coordinación del equipo y acelera el enrolamiento efectivo.
Todo esto desde una interfaz simple, conectada con el sistema de historia clínica electrónica para investigación, permitiendo la transición fluida desde el contacto inicial hasta la inclusión formal del participante.
¿Qué ventajas ofrece para centros de investigación en Latinoamérica?
Trial 360 no es una herramienta genérica adaptada, sino una plataforma pensada para la realidad de los centros de investigación en Latinoamérica.
Esto se traduce en:
- Soporte en español y configuración local
- Adaptación a regulaciones locales y estándares como ICH-GCP y 21 CFR Part 11
- Flujo operativo integral en un solo sistema, desde la captación del voluntario hasta el cierre del estudio
- Reducción de tiempo en el proceso de enrollment
- Cumplimiento con la protección de datos y auditoría de contactos
Un mal reclutamiento no solo retrasa el estudio: compromete el presupuesto, la calidad del dato y la reputación del centro.
Con el CRM clínico de Trial 360, los centros pueden transformar un proceso manual e ineficiente en un pipeline controlado, auditado y automatizado.
La tecnología que elijas puede marcar la diferencia entre un reclutamiento exitoso y un estudio en riesgo. Trial360 le da a tu equipo las herramientas para reclutar mejor, más rápido y con menos errores.
Módulos de Reclutamiento – Trial 360 en Odoo:
