La sostenibilidad financiera de los centros de investigación clínica en América Latina atraviesa uno de sus mayores desafíos: el rápido y constante aumento de los costos operativos. Esta realidad quedó evidenciada en los resultados preliminares de la 2025 LATAM Site Landscape Survey, presentados por SCRS durante el Ambassador Summit LATAM el pasado 17 de noviembre en Buenos Aires.
De acuerdo con el Survey de Operaciones y Presupuestos de Sitios, los centros reportaron en 2024 un incremento promedio superior al 20% en sus costos operativos. Este aumento no solo presiona la viabilidad financiera, sino que también afecta la capacidad de reclutamiento, la eficiencia del personal y la competitividad frente a patrocinadores y CROs.
En este blog analizamos qué categorías impulsaron este incremento, por qué los costos están creciendo más rápido que los presupuestos y qué estrategias pueden implementar los centros para recuperar equilibrio operativo en 2025.
¿Qué está impulsando el aumento de costos?
Los encuestados identificaron tres grandes impulsores del incremento en 2024:
Costos de personal (el factor más crítico)
El 2024 consolidó una tendencia:
- Aumento salarial para retener coordinadores experimentados.
- Mayor demanda de perfiles especializados (data managers, quality, regulatory).
- Mayor rotación en los sitios, que incrementa costos de onboarding y capacitación.
El personal sigue siendo el mayor componente del presupuesto operativo, representando en algunos sitios más del 60% del total.
Inflación general y costos de servicios
La combinación de inflación regional y mayores tarifas en servicios esenciales como:
- Energía
- Internet de alta velocidad
- Renta de instalaciones
- Servicios de mensajería y laboratorio
… elevó los costos fijos de manera constante, sin un ajuste equivalente en los presupuestos negociados por estudio.
Complejidad creciente de los ensayos
Los estudios de 2024 requieren:
- Más visitas por paciente
- Más procedimientos por visita
- Mayor volumen de documentación
- Múltiples plataformas tecnológicas
- Más requerimientos de compliance y monitoreo
Esto incrementa horas de personal, tiempos administrativos y carga operativa que no siempre se refleja en un presupuesto actualizado.
¿Por qué los presupuestos no están creciendo al mismo ritmo?
Un hallazgo clave del survey:
👉 Los costos aumentaron más rápido que las tarifas pagadas a los centros.
Las razones:
- Retrasos en la negociación con patrocinadores.
- Tarifas históricas que no se ajustan a la inflación real.
- Falta de visibilidad del sitio sobre sus propios costos por procedimiento.
- Falta de estandarización para demostrar necesidades presupuestales.
Esto obliga a los centros a operar con márgenes cada vez más reducidos, afectando sostenibilidad y capacidad de crecimiento.
Impacto en la operación del sitio
Los centros reportaron consecuencias directas como:
- Sobrecarga del equipo coordinador.
- Dependencia de horas extra para cumplir con el estudio.
- Retrasos en reclutamiento.
- Menor disponibilidad para nuevos protocolos.
- Mayor estrés operativo y riesgo de turnover.
¿Qué pueden hacer los centros para 2025?
Basado en las mejores prácticas del sector y en los resultados del survey, recomendamos:
Documentar costos reales por procedimiento
Incluyendo mano de obra, tiempo administrativo y costos indirectos.
Estandarizar la negociación presupuestal
Tener plantillas y argumentarios claros basados en datos.
Incorporar herramientas tecnológicas que reduzcan carga manual
Sistemas que ayudan a controlar costos:
- eSource
- ePRO/eCOA
- Gestión de dispositivos
- Agendamiento inteligente
- Dashboards de productividad
Actualizar tarifas al inicio de cada año fiscal
Muchos centros aún negocian con tarifas del 2022–2023.
Medir la capacidad operativa real
Para evitar sobrecarga y distribuir mejor los recursos.
Conclusión
El 2024 dejó claro que la sostenibilidad financiera de los centros depende de una gestión más precisa de costos, una negociación basada en datos y una adopción inteligente de tecnología. Los centros que logren equilibrar estos tres pilares estarán mejor preparados para competir, atraer más estudios y operar con mayor eficiencia en 2025.
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