En la actualidad, el uso de dispositivos móviles en ensayos clínicos se ha convertido en una herramienta clave para la recolección remota de datos, comunicación con los participantes y monitoreo del cumplimiento del protocolo. Esta tendencia ha traído consigo importantes beneficios en eficiencia operativa y calidad de datos, pero también ha expuesto a los centros de investigación a nuevos desafíos logísticos, regulatorios y tecnológicos.
Los tomadores de decisión en CROs, farmacéuticas y organizaciones de investigación enfrentan ahora una pregunta crítica:
¿Cómo asegurar que estos dispositivos lleguen, funcionen y se gestionen correctamente durante todo el ciclo de vida del estudio, sin convertirse en una carga operativa o un riesgo de cumplimiento?
Este artículo aborda cómo organizaciones están resolviendo estos retos desde un enfoque integral que va desde la adquisición, pasando por la distribución, el manejo de inventario, hasta la recuperación y disposición final, incluyendo la destrucción segura cuando es necesario.
Retos reales en la gestión de dispositivos celulares en ensayos clínicos: solución integral
Adquisición y aprovisionamiento estratégico
Elegir el tipo correcto de dispositivo no es una tarea menor. Además de considerar compatibilidad tecnológica, deben analizarse aspectos como:
- Disponibilidad en mercados locales y restricciones de importación.
- Requisitos específicos de conectividad, idioma o configuración por región.
También es clave prever excedentes para cubrir pérdida, daños o expansión inesperada del reclutamiento. Una planificación inadecuada puede generar demoras críticas en el inicio del uso del dispositivo por parte del participante.
Distribución al sitio
Asegurar que el dispositivo llegue a quien debe usarlo, en el momento justo, puede implicar:
- Coordinación con múltiples actores logísticos y cumplimiento de regulaciones aduaneras.
- Preparación del dispositivo antes del envío: configuraciones iniciales, software preinstalado.
- Entregas en sitios clínicos o distribución descentralizada.
La última milla se convierte en un punto de fricción importante, especialmente en regiones con baja cobertura logística o inestabilidad en servicios de entrega.
Gestión y visibilidad del inventario en tiempo real
Una vez distribuidos, los dispositivos deben ser monitoreados en todo momento. Algunos desafíos incluyen:
- Seguimiento del estado de cada equipo (activo, en mantenimiento, extraviado, devuelto).
- Preparación de reemplazos ante fallas o pérdida.
Sin visibilidad en tiempo real, es fácil perder trazabilidad, lo que puede comprometer tanto la integridad del estudio como su cumplimiento normativo.
Disposición final segura y certificada
Al finalizar el estudio o cuando un dispositivo deja de ser útil, es necesario:
- Recuperar el equipo del participante o sitio.
- Decidir entre reutilización (si es viable) o destrucción segura conforme a normativas ambientales.
Además, si el dispositivo ha sido declarado residuo electrónico, debe gestionarse conforme a políticas locales de sostenibilidad y reciclaje.
Gestión de recargas durante el estudio
Un aspecto frecuentemente subestimado en la gestión de dispositivos es la recarga de saldo móvil. En estudios donde se requiere conectividad para el envío de datos, la realización de cuestionarios o la comunicación con el sitio, es fundamental asegurar que los dispositivos entregados a los participantes cuenten con acceso activo a servicios móviles. Para ello, es necesario implementar mecanismos automatizados o centralizados que garanticen recargas periódicas de forma eficiente y oportuna.
Una gestión inadecuada de este proceso puede impactar negativamente en la calidad de los datos, la adherencia al protocolo y la experiencia general del participante.
Conclusión
La gestión de dispositivos celulares en investigación clínica es mucho más que entregar un teléfono: es una operación compleja que requiere una solución de device management para CROs que sea trazable, segura, eficiente y que esté alineada con marcos regulatorios y tecnológicos en constante evolución.
Para CROs, farmacéuticas y patrocinadores, contar con una solución logística integral ya no es opcional: es la única forma de garantizar que la tecnología que empodera al participante no se convierta en un riesgo operativo. A través de un enfoque sistemático, basado en procesos probados y herramientas adecuadas, es posible transformar este reto en una ventaja competitiva real para cualquier estudio clínico.
En respuesta a estos desafíos, Integra IT ofrece un servicio de device management totalmente integrado, diseñado para simplificar y optimizar la gestión de dispositivos móviles y recargas en estudios clínicos. Nuestra solución cubre todo el ciclo de vida del dispositivo: desde la adquisición y distribución, hasta el seguimiento en tiempo real, recargas durante el estudio y disposición final segura.
Esto permite a CROs, farmacéuticas y patrocinadores centrarse en la ejecución del estudio, asegurando al mismo tiempo trazabilidad, cumplimiento normativo y eficiencia operativa. Con Integra IT, la gestión de dispositivos deja de ser una carga y se transforma en una verdadera ventaja competitiva.
